Cuando un cliente ya subió un documento a su legajo, volver a pedírselo genera fricción innecesaria y demora los procesos. Con el autocompletado de requerimientos, Complif revisa el legajo en el momento en que se crea el requerimiento: si encuentra un documento válido del mismo tipo, lo completa por sí solo y lo deja listo para tu revisión.
En este artículo te explicamos cómo activarlo, cómo se comporta y qué ve el cliente en el Portal de Usuario.
¿Cómo funciona?
El autocompletado se configura en las automatizaciones de requerimientos de tus plantillas de onboarding y de casos. Una vez activado, cada vez que la automatización crea ese requerimiento, Complif ejecuta los siguientes pasos:
Busca en el legajo del cliente un documento válido del tipo configurado en el requerimiento.
Si lo encuentra, crea automáticamente un envío que enlaza ese documento existente, sin volver a pedirlo.
El requerimiento pasa a estado En revisión, que el cliente ve como Completado en el Portal de Usuario.
El analista revisa ese envío y lo aprueba o rechaza como cualquier otro.
Si no hay un documento válido de ese tipo en el legajo, no pasa nada distinto: el requerimiento se crea en estado pendiente y se le solicita al cliente con normalidad.
El autocompletado no aprueba el requerimiento: lo deja en revisión. La decisión final sigue siendo del analista.
¿Qué requerimientos pueden autocompletarse?
La opción está disponible únicamente para requerimientos que cumplen estas dos condiciones:
Son de tipo carga de archivo (el cliente debe adjuntar un documento).
Tienen un tipo de documento definido en la plantilla. Ese tipo es el que Complif usa para buscar coincidencias en el legajo.
Si el requerimiento no cumple ambas condiciones, la opción no aparece en la configuración.
Cómo activarlo
Ingresa a Configuraciones y abre la plantilla de onboarding o de casos donde se solicita el requerimiento.
Ubica el requerimiento dentro de las automatizaciones de la plantilla y abre su configuración.
Marca la opción Autocompletar con documento existente.
Guarda la plantilla.
La configuración se aplica desde ese momento en adelante, sobre los requerimientos que la automatización cree a partir de entonces. Los requerimientos ya creados no se modifican de forma retroactiva.
El autocompletado se activa por requerimiento y por plantilla. Puedes tenerlo habilitado en la plantilla de onboarding de personas jurídicas y no en la de personas humanas, o solo para algunos documentos dentro de una misma plantilla.
Cómo se ve en el Administrador
Los requerimientos autocompletados se gestionan igual que cualquier otro, con una diferencia visible: al abrir el requerimiento, el envío generado automáticamente muestra un cartel informativo que lo identifica como auto completado.
Ese cartel te permite distinguir de un vistazo entre:
Un documento que el cliente subió específicamente para ese requerimiento.
Un documento que ya estaba en el legajo y que Complif reutilizó.
La distinción importa al momento de revisar: en un envío autocompletado conviene verificar que el documento reutilizado siga siendo adecuado para el pedido puntual (vigencia, alcance, período que cubre).
Qué ve el cliente en el Portal de Usuario
El cliente no recibe un pedido que ya está resuelto. En su lugar:
El requerimiento aparece como completado, sin acciones pendientes de su parte.
Al abrirlo, ve el mensaje: «Encontramos un documento de este tipo en tu legajo. No necesitas hacer nada», en lugar del mensaje genérico de revisión.
En las pantallas de requerimientos agrupados se muestra un cartel informativo que anticipa que parte de lo solicitado ya fue resuelto automáticamente.
El mensaje está disponible en español, inglés y portugués, y se muestra en el idioma configurado para el cliente.
Aprobación y rechazo
La revisión de un envío autocompletado funciona igual que la de cualquier otro envío:
Si lo apruebas, el requerimiento se completa y el proceso continúa con normalidad.
Si lo rechazas, el requerimiento vuelve a estado pendiente y se le solicita al cliente como cualquier otro pedido de documentación.
Es decir, el autocompletado nunca deja al cliente sin la posibilidad de responder: si el documento reutilizado no sirve, el pedido se reactiva.
Vinculación del documento
El documento reutilizado queda vinculado al requerimiento y a las entidades relacionadas (personas, cuentas y aperturas), del mismo modo que si el cliente lo hubiera subido en ese momento. Se trata del mismo documento que ya estaba en el legajo, no de una copia nueva.
Recomendaciones
Actívalo primero en documentos estables, cuyo contenido no cambia con el tiempo (por ejemplo, un estatuto o un documento de identidad vigente), antes de extenderlo a documentos que se renuevan con frecuencia.
Revisa que el tipo de documento de la plantilla sea el correcto: la búsqueda se hace exactamente por ese tipo.
Si tu política de cumplimiento exige un documento emitido dentro de un período determinado, ten presente que el analista sigue siendo quien valida esa condición al revisar el envío.
Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que hacer algo?
No. El requerimiento no queda pendiente de acción para el cliente: si ingresa al portal, lo verá como completado y con el mensaje correspondiente.
¿Funciona en requerimientos enviados manualmente?
No. El autocompletado se aplica a los requerimientos creados por las automatizaciones de plantillas de onboarding y de casos.
¿Y si hay más de un documento del mismo tipo en el legajo?
Complif enlaza al requerimiento un documento válido de ese tipo. Al revisar el envío puedes verificar cuál fue el documento reutilizado y, si no es el adecuado, rechazarlo para que se le pida al cliente.
¿Puedo desactivarlo?
Sí. Desmarca la opción en la configuración del requerimiento dentro de la plantilla. A partir de ese momento, los nuevos requerimientos se crean pendientes y se le piden al cliente.
Si necesitas ayuda para configurarlo, escríbenos a Soporte.