Quando um cliente já enviou um documento ao seu cadastro, pedi-lo novamente gera atrito desnecessário e atrasa os processos. Com o autocompletar de requerimentos, a Complif consulta o cadastro no momento em que o requerimento é criado: se encontrar um documento válido do mesmo tipo, conclui o requerimento sozinha e o deixa pronto para a sua revisão.
Neste artigo explicamos como ativar o recurso, como ele se comporta e o que o cliente vê no Portal do Usuário.
Como funciona?
O autocompletar é configurado nas automações de requerimentos dos seus modelos de onboarding e de casos. Uma vez ativado, sempre que a automação criar esse requerimento, a Complif executa os seguintes passos:
Busca no cadastro do cliente um documento válido do tipo configurado no requerimento.
Se encontrar, cria automaticamente um envio que vincula esse documento existente, sem solicitá-lo novamente.
O requerimento passa ao status Em revisão, que o cliente vê como Concluído no Portal do Usuário.
O analista revisa esse envio e o aprova ou rejeita como qualquer outro.
Se não houver um documento válido desse tipo no cadastro, nada muda: o requerimento é criado como pendente e é solicitado ao cliente normalmente.
O autocompletar não aprova o requerimento: ele o deixa em revisão. A decisão final continua sendo do analista.
Quais requerimentos podem ser autocompletados?
A opção está disponível apenas para requerimentos que cumprem estas duas condições:
São do tipo envio de arquivo (o cliente precisa anexar um documento).
Têm um tipo de documento definido no modelo. É esse tipo que a Complif usa para procurar correspondências no cadastro.
Se o requerimento não cumprir as duas condições, a opção não aparece na configuração.
Como ativar
Acesse Configurações e abra o modelo de onboarding ou de casos em que o requerimento é solicitado.
Localize o requerimento dentro das automações do modelo e abra sua configuração.
Marque a opção Autocompletar com documento existente.
Salve o modelo.
A configuração vale desse momento em diante, para os requerimentos que a automação criar a partir de então. Os requerimentos já criados não são alterados retroativamente.
O autocompletar é ativado por requerimento e por modelo. Você pode habilitá-lo no modelo de onboarding de pessoas jurídicas e não no de pessoas físicas, ou apenas para alguns documentos dentro de um mesmo modelo.
Como aparece no painel de administração
Os requerimentos autocompletados são gerenciados como qualquer outro, com uma diferença visível: ao abrir o requerimento, o envio gerado automaticamente exibe um aviso informativo que o identifica como autocompletado.
Esse aviso permite distinguir rapidamente entre:
Um documento que o cliente enviou especificamente para aquele requerimento.
Um documento que já estava no cadastro e que a Complif reutilizou.
A distinção importa na hora da revisão: em um envio autocompletado, vale conferir se o documento reutilizado continua adequado para aquele pedido específico (vigência, alcance, período coberto).
O que o cliente vê no Portal do Usuário
O cliente não recebe um pedido que já está resolvido. Em vez disso:
O requerimento aparece como concluído, sem ações pendentes da parte dele.
Ao abri-lo, ele vê a mensagem: «Encontramos um documento deste tipo no seu cadastro. Você não precisa fazer nada», em vez da mensagem genérica de revisão.
Nas telas de requerimentos agrupados é exibido um aviso informativo antecipando que parte do que foi solicitado já foi resolvida automaticamente.
A mensagem está disponível em espanhol, inglês e português, e é exibida no idioma configurado para o cliente.
Aprovação e rejeição
A revisão de um envio autocompletado funciona igual à de qualquer outro envio:
Se você aprovar, o requerimento é concluído e o processo segue normalmente.
Se você rejeitar, o requerimento volta ao status pendente e é solicitado ao cliente como qualquer outro pedido de documentação.
Ou seja, o autocompletar nunca deixa o cliente sem possibilidade de responder: se o documento reutilizado não servir, o pedido é reativado.
Vinculação do documento
O documento reutilizado fica vinculado ao requerimento e às entidades relacionadas (pessoas, contas e aberturas), do mesmo modo que se o cliente o tivesse enviado naquele momento. Trata-se do mesmo documento que já estava no cadastro, não de uma cópia nova.
Recomendações
Ative primeiro em documentos estáveis, cujo conteúdo não muda com o tempo (por exemplo, um contrato social ou um documento de identidade vigente), antes de estender a documentos que são renovados com frequência.
Confira se o tipo de documento do modelo é o correto: a busca é feita exatamente por esse tipo.
Se a sua política de compliance exigir um documento emitido dentro de um período determinado, lembre-se de que o analista continua sendo quem valida essa condição ao revisar o envio.
Perguntas frequentes
O cliente precisa fazer alguma coisa?
Não. O requerimento não fica pendente de ação para o cliente: se ele entrar no portal, verá o requerimento como concluído e com a mensagem correspondente.
Funciona em requerimentos enviados manualmente?
Não. O autocompletar se aplica aos requerimentos criados pelas automações dos modelos de onboarding e de casos.
E se houver mais de um documento do mesmo tipo no cadastro?
A Complif vincula ao requerimento um documento válido desse tipo. Ao revisar o envio, você pode verificar qual documento foi reutilizado e, se não for o adequado, rejeitá-lo para que seja solicitado ao cliente.
Posso desativar?
Sim. Desmarque a opção na configuração do requerimento dentro do modelo. A partir desse momento, os novos requerimentos são criados como pendentes e solicitados ao cliente.
Se precisar de ajuda para configurar, fale com o Suporte.